Berechtigungen
Wenn Sie mit anderen Kolleg*innen gemeinsam an einem Formular arbeiten oder weiteren Personen den Zugriff auf die Datensätze eines Formulars erlauben möchten, können Sie Berechtigungen erteilen. Diese Berechtigung kann dann in verschiedenen Stufen erfolgen.
- Klicken Sie im Bereich Formulare bei dem gewünschten Formular das Symbol mit dem Schlüssel an.
- Geben Sie den Nutzernamen der gewünschten Person ein und klicken Sie auf "Berechtigung hinzufügen".
Wichtig: Hier wird der Benutzername von formulare-e benötigt.
Anschließend können Sie definieren, welche Funktionen des Formulars von der Person bearbeitet werden können:
- Formular (bearbeiten und Änderungshistorie)
- Formulardaten (ansehen, auswerten, einzelne Formulardaten löschen)
- Benachrichtungsregeln
- Berechtigungen
Wichtig: Wird die Berechtigung nicht bearbeitet und nichts angehakt, kann die Person das Formular auch nicht sehen.
Auf ein Formular berechtigt werden
Wurden Sie von einer anderen Person im System für ein Formular berechtigt erscheint es direkt in Ihrer Formularübersicht nach dem Login.
Sie haben dann die Möglichkeit für dieses Formular entsprechend der vergebenen Berechtigung Änderungen vorzunehmen. Entweder am gesamten Formular oder an den Daten, Berechtigungen oder Benachrichtigungen. Wenn eine Aktion vorgenommen werden soll, zu der Sie nicht berechtigt sind erscheint ein Warnhinweis oben im Bildschirm mit der Bitte sich für weitere Berechtigung an den/ die Formulareigentümer*in zu wenden.
Mit Klick auf das pinke Zahnrad-Symbol können Sie das Formular "verlassen". Damit geben Sie die Berechtigung wieder ab und haben danach keinen Zugriff mehr. Ist dieser Vorgang abgeschlossen erscheint das Formular auch nicht mehr auf Ihrer Formularübersicht.
Berechtigungen auf Vorlagen
Sie können auch einzelne Vorlagen an bestimmte Personen freigeben. Dazu klicken Sie im Bereich "Vorlagen" für die entsprechende Vorlage auf den Schlüssel.
Für die Vorlagen genügt es, den Benutzernamen einzugeben, dann steht die freigegebene Vorlage bei der Person im Dropdown-Menü, nach dem Klick auf den Button "Aus Vorlage", zur Verfügung.