Praxisbeispiel

Die Dateienablage des Kirchenvorstands in intern-e organisieren

In den meisten KVs werden Tagesordnung, Infos und vorbereitende Beschlussvorlagen zu TOPs und auch die Protokolle per Mail verschickt. Doch oft gehen E-Mails in der täglichen E-Mail Flut unter oder werden Anhänge vergessen. Intern-e bietet Ihnen mit dem Bereich DRIVE alles, was Sie zum Teilen von Dokumenten brauchen: von Versionierung über Dokumentenvorschau bis hin zur FILESYNC zum Öffnen und Bearbeiten der Dokumente direkt aus DRIVE.

Grundvoraussetzung für die gemeinsame Arbeit in intern-e ist, dass sich alle registrieren.

Mobile App

Zu intern-e gibt es eine App für das Smartphone - JUST SOCIAL. So können Sie auch unterwegs sich über CONNECT verständigen oder in  DRIVE nachschauen, was Sie in der letzten Sitzung vereinbart haben. FÜr CONNECT gibt es sogar eine extra APP: JUST CONNECT

Für die Installation: unsere URL für intern-e lautet: www.intern-e.evlka.de

Registrieren aller KV-Mitglieder in intern-e

• Klicken Sie den LogIn-Button der Startseite und wählen „neuen Account registrieren“ aus.
• Jetzt sind Sie in der Anmeldemaske. Bitte füllen Sie diese aus und folgen allen anderen Anweisungen.
• Wenn Sie registriert sind, können SIe sich über nebenstehende Anmeldemaske mit Ihrer E-Mail und Ihrem Passwort einloggen.

Drive-Ordner für den KV

Zum Erstellen eines Laufwerkes für Ihren Kirchenvorstand klicken Sie auf „Laufwerke erstellen“ und geben Sie in die sich öffnende Maske „Kirchenvorstand XYgemeinde“ ein. Fügen Sie unter „Nutzer hinzufügen“ alle Mitglieder Ihres Kirchenvorstands hinzu.

Jedem Nutzer können Sie einzeln bestimmte Berechtigungen zuweisen (gilt für das komplette Laufwerk, auch für die Ordner/Unterordner, die im Lauf der Zeit noch unter „Kirchenvorstand XYgemeinde“ entstehen werden!) Hier können Sie unterscheiden zwischen Leserechten, Schreibrechten und Verwaltungsrechten, d.h., der Nutzer darf seinerseits Ordner/Unterordner innerhalb des Laufwerkes erstellen.

Auch zu einem späteren Zeitpunkt können Sie Nutzer hinzufügen bzw. löschen, indem Sie auf das 3-Punkte-Icon unterhalb Ihres Profilbildes klicken, dort „Laufwerk verwalten“ auswählen und die entsprechende Aktion durchführen.

Ist das Laufwerk erstellt und alle KV-Mitglieder hinzugefügt, können Sie Ihre  persönliche Ordnerstruktur anlegen. Zum Beispiel den Ordner „Sitzungen“, und darunter die Unterordner „Oktober 2017“, „November 2017“ usw.Ordner erstellen Sie indem Sie auf das „+“ -Icon in der Menüleiste klicken.

Dokumente bearbeiten mit Filesync

Mit Hilfe von FILESYNC können Dateien direkt aus intern-e auf dem Computer geöffnet werden. Das Öffnen erfolgt über die Dateivorschau (Datei anklicken, die man bearbeiten möchte, dann kommt man in die Dateivorschau). Dort dann auf den Button „Mit JUST FILESYNC öffnen“.

Erstmalig öffnet sich ein Popup in dem aufgefordert wird, die FILESYNC herunterzuladen. Bitte klicken Sie auf „JUST FILESYNC herunterladen“ und folgen Sie den Anweisungen. Nach der Installation, sollte in Taskleiste das FILESYNC Icon erscheinen. Wenn man nun wieder zu dem Dokument wechselt, welches man öffnen möchte und erneut auf das Icon „Mit JUST FILESYNC öffnen“ klickt, kommt man auf ein weiteres Popup, in dem man erlauben muss, dass JUST FILESYNC das Dokument öffnen darf.

Anschließend öffnet sich die Datei lokal auf dem Rechner. Hier kann man sie nun mit seinem gewohnten Programm bearbeiten. Wählt man dann „Speichern“, so erscheint dieses Popup (siehe screenshot)

Durch Bestätigen dieser Abfrage wird automatisch eine neue Version der Datei erzeugt und in DRIVE hochgeladen.

Alle nächsten Male kann über den Button FILESYNC die Datei direkt geöffnet werden. Lediglich die Abfrage „Soll die Anwendung JUST FILESYNC geöffnet werden“ muss bestätigt werden.

JUST FILESYNC aktualisiert sich von alleine, wenn neue Versionen veröffentlicht werden. Da die FILESYNC im $HOME des Nutzers installiert ist, muss jeder Nutzer FILESYNC für sich installieren, wenn mehrere Nutzer sich den selben Rechner teilen.

Über die Menüpunkte am rechten oberen Rand in der Dateivorschau können Sie und andere Kommentare schreiben, Informationen über die Datei eingeben bzw. abrufen und die Versionshistorie einsehen (dort auch alte Versionen ggf. wieder reaktivieren).