Dateimanagement

Wenn Sie einen Bereich innerhalb eines Templates oder einen Template-Baustein mit einem Foto oder einer Grafik befüllen möchten, machen Sie einen Doppelklick auf das entsprechende Feld in der Layoutansicht oder klicken Sie in der Strukturspalte unter "Template-Bibliothek" den entsprechenden Template-Baustein an. Anschließend klicken Sie auf "Bild auswählen":

In diesem Fenster werden Ihnen alle Bilder aufgelistet, die Sie bereits in Ihrem Beitrag verwenden oder für den Beitrag bzw. Ihren Gemeindebrief hochgeladen haben.

Ebenso finden Sie hier Bildersammlungen, die schon in der Cloud liegen und frei verwendet werden dürfen. Darunter befinden sich u. a. jahreszeitlich aktuelle Bilder (u. a. von Pixabay), allgemeine Logos und Symbole oder Bilder, die gut auf Kinderseiten Verwendung finden. Dies ist ein sehr hilfreicher Fundus, der Ihnen für Ihren Gemeindebrief nützlich sein kann. Die Bildrechte hierfür sind geklärt (bitte nennen Sie die Bildquelle in Ihrer Broschüre).

Sie können Bilder sowohl für den Artikel, an dem Sie gerade arbeiten, als auch für Ihren Gemeindebrief als Produkt hochladen. Wenn Sie ein Bild dem Beitrag zuordnen wollen, klicken Sie in der Ebene "Artikel: Arbeitstitel des Artikels" auf "Hochladen" und wählen Sie von Ihrem Computer ein Bild oder mehrere Bilder aus.

Wenn Sie Ihrem Gemeindebrief Bilder zuordnen wollen, klicken Sie in der Ebene "Produkt: Name des Gemeindebriefes" auf "Hochladen" und wählen ein Bild oder mehrere Bilder aus, die Sie Ihrem Gemeindebrief zuordnen wollen. Sie können der Bildersammlung auf Produktebene – also für Ihren Gemeindebrief – bis zu 40 Bilder zuordnen. Dies empfiehlt sich vor allem für Bilder, die Sie immer wieder nutzen, also z. B. die Portraits der Mitarbeitenden. Sie können Bilder, die einem Beitrag bzw. dem Gemeindebrief zugeordnet sind, jederzeit wieder löschen (Symbol Papierkorb), eine Bildbeschreibung oder einen Autor hinzufügen.

Klicken Sie nun in der Bildersammlung auf das Bild, das Sie gern im Beitrag platzieren möchten. Dann wird das Bild im Bearbeitungsfenster des Editors im vorausgewählten Format angezeigt.

Wenn Sie einen Doppelklick auf das Bild machen, können Sie in der Bearbeitungsansicht die Größe und den Bildausschnitt Ihres Fotos wählen.

Wichtig: Das System wählt den Ausschnitt immer entsprechend dem Verhältnis von Höhe und Breite, wie Sie es in Ihrer Layoutansicht mit dem Platzhalter-Rahmen festlegen. Wenn Sie also einen kleineren Ausschnitt brauchen, müssen Sie zunächst den Template-Baustein der rechten Layoutansicht, also den Rahmen des Bildes, entsprechend verändern.

Das Bild, welches Sie gerade bearbeiten, erscheint in der linken Strukturspalte blau hinterlegt. Die schon vorhandenen Bilder sind gelb hinterlegt. Rechts im Layout ist das Bild, welches gerade bearbeitet wird, leicht grün eingefärbt. Im Bearbeitungsfenster wird Ihnen auch immer angezeigt, ob das Bild zum Abdruck geeignet ist. Es sollte mindestens 200 dpi ("dots per inch", also Pixel pro Zoll) haben, dann erscheint die dpi-Zahl grün; zu niedrige Auflösungszahlen werden rot angezeigt.

Druckdatei erstellen

Wenn Sie Ihre Ausgabe zum Druck geben möchten, müssen Sie die Seiten als Gesamt-PDF herunterladen. Dafür klicken Sie in der Seitenplanungsansicht oberhalb vom Inhaltspool auf den Reiter "PDFs".

Es öffnet sich die Übersicht Ihrer Einzelseiten des Gemeindebriefes (Abbildung unten).

Um eine Gesamt-PDF von allen Seiten zu erstellen, klicken Sie zunächst auf "Gesamt-PDF erstellen" oben links. Wenn das PDF fertig erstellt ist, steht unter "Gesamt-PDF erstellen" eine Meldung und eine neue Schaltfläche "Herunterladen".

Wenn die einzelnen PDFs generiert wurden, können Sie sich im PPS eine Vorschau anzeigen lassen, indem Sie mit Ihrer Maus über die Miniaturansicht gehen.

Es ist natürlich auch möglich, einzelne Seiten als PDF anzusehen. Dies dient vor allem der Prüfung, ob auch alles auf der Seite so aussieht, wie Sie es sich vorstellen. Dazu klicken Sie einfach hinter der Miniaturansicht der Seite auf "Export-PDF herunterladen".

Hinweis

Sie sind nicht an eine spezifische Druckerei gebunden und können mit der Druck-PDF nach Belieben verfahren.

Sammlung anlegen

Alle Broschüren oder Plakate, die in layout-e erstellt werden, werden nach vier Wochen teilarchiviert und nach drei Monaten voll archiviert. Das bedeutet, dass Sie aus diesen archivierten Gemeindebriefen keine Seiten oder Beiträge mehr so einfach in eine neue Ausgabe kopieren können. Lediglich die PDFs können noch eingesehen werden.

Dagegen können Sie aus einem Gemeindebrief, der als Sammlung angelegt wurde, auch nach längerer Zeit Beiträge oder Seiten herauskopieren. Eine Sammlung wird nicht archiviert, bleibt also "offen".

Eine Sammlung erstellen Sie, indem Sie die Arbeitsschritte "Erstellen einer Ausgabe" und "Inhalte kopieren" in leicht abgewandelter Form nacheinander anwenden.

Klicken Sie oben rechts im Bildschirm auf "Erstellen", klicken dann aber auf "neue Sammlung".
Es öffnet sich folgendes Fenster:
Füllen Sie die Felder entsprechend aus. Beim Titel empfiehlt es sich, ihn nach dem Schema "sammlung_monate_jahreszahl" zu vergeben. Legen Sie zwei leere Seiten an (diese löschen Sie nach dem gelungenen Kopiervorgang dann einfach wieder).
Klicken Sie auf "Speichern".

Sobald Sie die erste Sammlung angelegt haben, sehen Sie in Ihrer Bildschirmansicht oben links neben Ihren Hauptausgaben noch einen Button Sammlungen:

In Ihre neu angelegte Sammlung mit den zwei leeren Seiten können Sie nun den zu kopierenden Gemeindebrief "packen". Dies tun Sie, indem Sie in die Seitenansicht der Ausgabe gehen, die Sie kopieren möchten. Markieren Sie dort in der Werkzeugleiste alle Seiten und klicken Sie bei "Aktion wählen" auf "in andere Ausgabe kopieren".

Wichtig ist, dass Sie die Inhalte Ihres Gemeindebriefs "mit redaktionellen Beiträgen" kopieren. Wählen Sie Ihr "Produkt" (wenn vorhanden – falls Sie in verschiedenen Regionen an der Redaktion beteiligt sind) und nun die soeben angelegte Sammlung. Wenn alle Felder ausgefüllt sind, klicken Sie bitte einmal auf "Kopieren".

Wichtig: Klicken Sie unbedingt nur einmal auf "Kopieren" (kein Doppelklick!). Der Vorgang dauert einen Moment. Ansonsten besteht die Gefahr, dass Ihnen die Seiten nicht sauber übertragen werden.

Anschließend werden Sie darüber informiert, dass der Vorgang erfolgreich war. Über den grünen Balken können Sie direkt zur Sammlung springen, indem Sie auf den Namen der Sammlung klicken.

Hier müssen Sie nur noch die ersten beiden (leeren) Seiten löschen über die Werkzeugleiste: Sie markieren dort in der Seitenübersicht die beiden ersten leeren Seiten und klicken bei "Aktion wählen" auf "löschen".

Nun haben Sie eine genaue Kopie Ihrer Ausgabe als Sammlung erstellt. Und Sie können so sichergehen, dass in dieser Sammlung weiter alle Inhalte für Sie – anders als bei den archivierten Hauptausgaben – weiter zur Verfügung stehen.

Inhalte kopieren

Mit dieser Funktion können sich Benutzer:innen von layout-e Artikel von einer Ausgabe in eine andere kopieren. Die Funktion "Inhalt kopieren" kann in der Seitenplanung über das Kontextmenü (durch Rechtsklick auf den jeweiligen Artikel) am Inhalt aufgerufen werden: Nach Klick auf "Inhalt kopieren" öffnet sich eine Eingabemaske, in der u. a. gewählt werden kann, wohin der Artikel kopiert werden soll.

Optionen beim Kopieren:

Alles kopieren: Hier werden Layout, Online-Verknüpfungen, Texte und Bilder kopiert.
Nur das Layout kopieren: Hier wird nur das Layout kopiert. Online-Verknüpfungen, Texte und Bilder werden nicht kopiert.
Ohne Verknüpfung kopieren: Verknüpfungen zu Kopien, Vererbungen oder zu externen Quellen werden nicht kopiert.

Ausgabe auswählen: Gewünschte Ausgabe auswählen und per Klick auf den Pfeil nach rechts, in "In diese Ausgabe", verschieben. Hinweise: Die Platzierungsinformation kann bei Bedarf übernommen werden. Die Zielseite kann bei Bedarf eingestellt werden. Dubletten werden beim Kopieren verhindert.

Ganze Seite kopieren

Alternativ können Sie auch über die Werkzeugleiste die Aktion "Seite in andere Ausgabe kopieren" nutzen. Dies bietet sich immer besonders an, wenn auf einer Seite mehrere Beiträge liegen, die zusammengehören. Sie wählen in der sich öffnenden Maske die Option "mit Inhalten kopieren", wählen Ihr Produkt (also sprich Ihren Arbeitsbereich) und anschließend die jeweilige Ausgabe aus. Im letzten Schritt legen Sie fest, an welcher Stelle die neue Seite angefügt werden soll.

Klicken Sie am Ende nur nur einmal auf kopieren und warten dann kurz ab. Die neue Seite wird nun in der von Ihnen ausgewählten Ausgabe erscheinen.

Hinweis

Über das Angebot der Contentwerkstatt stellen wir regelmäßig Bilder und Artikel zu verschiedenen Themen zur Verfügung. Alle layout-e-Nutzer:innen können auf diesen Arbeitsbereich eine Kopier-Berechtigung erhalten.