Eine neue Gemeindebriefausgabe erstellen

Klicken Sie auf den Button "Erstellen" oben rechts in der Ecke und dort dann auf "neue Ausgabe". Anschließend öffnet sich das folgende Fenster, welches Sie entsprechend ausfüllen.

Hier können Sie das Grundlayout festlegen. Beim Anlegen der "Seiten" ist es für den Druck immer wichtig, dass die Zahl durch vier teilbar ist. Daten wie Seitenzahl, Druckabgabetermin, Erscheinungsdatum und Seitenvorlage (hier sollten Sie Ihre Innenseiten-Vorlage wählen) sind nachträglich noch veränderbar.

Wenn Sie nun auf "Speichern" klicken, finden Sie Ihre Ausgabe in der Übersicht zum Bearbeiten bereit.

Wollen Sie zu einem späteren Zeitpunkt die Eckdaten der Ausgabe ändern, klicken Sie in der Hauptausgaben-Übersicht auf "bearbeiten" unterhalb des Namens der jeweiligen Ausgabe. Dann öffnet sich eine reduzierte Version der vorherigen Eingabemaske und Sie können Titel der Hauptausgabe, Druckabgabetermin und Erscheinungsdatum nachträglich anpassen.

Ebenfalls ist es möglich, einen Kommentar zu einer Ausgabe zu schreiben, indem man auf "kommentieren" klickt.

Wenn eine Ausgabe gelöscht werden soll, klicken Sie auf das kleine Kästchen auf der linken Seite neben dem Titel und klicken dann unten links auf "löschen". Dies muss zusätzlich erneut bestätigt werden, da sich eine gelöschte Ausgabe nicht wiederherstellen lässt.

Tipp

Das Erstellen einer neuen Ausgabe sollte immer nur eine Person aus Ihrem Gemeindebriefteam übernehmen. Wenn mehrere Personen die neue Ausgabe erstellen, ist nicht mehr erkennbar, welches die aktuell zu Bearbeitende ist. Ist die neue Ausgabe erstellt und steht zum "Befüllen" bereit, sollte das per Rundmail o. ä. an die anderen im Team kommuniziert werden.

Seitenplanungsansicht

In der Seitenplanungsansicht befindet sich links der Inhaltspool, in dem alle neu angelegten Beiträge erscheinen. In der Mitte ist die eigentliche Seitenübersicht. Rechts befindet sich die Werkzeugleiste und über den Explorer können aktuelle Ausgaben und Sammlungen durchsucht werden. Inhaltspool, Werkzeugleiste und Explorer können für mehr Übersicht weggeklickt werden (dazu einfach das kleine Kreuz oben im jeweiligen Fenster anklicken, beim erneuten Anklicken klappt das Fenster wieder auf).

Inhaltspool

Der Inhaltspool ist das "Auffangbecken" für alle Beiträge. Immer, wenn ein neuer Beitrag angelegt wird, landet dieser zunächst hier. Aus dem Inhaltspool werden die Beiträge dann im nächsten Schritt auf die Seite, auf der sie liegen sollen, gezogen.

Durch die Filtermaske kann der Inhaltspool nach bestimmten Kategorien wie z. B. Rubrik oder Überschrift durchsucht werden.

Seitenübersicht

Hier werden die Seiten der Ausgabe angezeigt. Später werden die Beiträge aus dem Inhaltspool auf der jeweiligen Seite platziert und mit Hilfe der Grundlinienraster-Hilfelinien zurecht geschoben. Auch das ausgewählte Seitentemplate wird angezeigt. "Template" ist das englische Wort für "Vorlage" oder "Schablone".

Mit einem Rechtsklick auf eine beliebige Seite öffnet sich ein Kontext-Menü mit weiteren Optionen:

Jeweils oben steht der Ressortname einer jeden Seite (zu Beginn heißt jede Seite "Neue Seite" und das Seitentemplate wird nicht akkurat dargestellt). Hier kann durch einen Rechtsklick ein Dropdown-Menü geöffnet werden.

Werkzeugleiste

In der Werkzeugleiste können u. a. Ebenen ein- und ausgeblendet werden. Dies ist dann sinnvoll, wenn man mal sehen möchte, wie die Seiten in der Druckversion am Ende aussehen werden. Dazu einfach die gewünschten Ebenen an- oder abwählen.

Über den Zoom (rechts unten in der Werkzeugleiste) können Sie die Größe der Seitenansicht verändern. Wenn man beispielsweise an einem kleinen Bildschirm arbeitet, kann man sich die entsprechende Seite größer ziehen.
In der Werkzeugleiste können Sie auch durch "Aktion wählen" die Seiten in der Seitenplanungsansicht bearbeiten. Markieren Sie dazu die entsprechenden Seiten und klicken Sie unter "Aktion wählen" an, was Sie machen wollen. Hier können Sie eine ganze Seite löschen. Vor dem Löschen wird nachgefragt, ob dies tatsächlich erfolgen soll. Wenn Sie etwas gelöscht haben, können Sie den entsprechenden Beitrag auch aus dem Papierkorb wiederherstellen.

Hier können Sie auch beispielsweise für mehrere Seiten gleichzeitig den Ressortnamen ändern.

Neuer Beitrag

Klick auf "Erstellen" und dann auf “neuer Beitrag” (dann wechselt die Ansicht in den Editor-Modus). Automatisch gelangt man in die Template-Bibliothek, wo man sich für eine Gestaltungsvorlage entscheidet.
In der oberen linken Ecke bei "Titel des Artikels" einen Arbeitstitel für den Beitrag eingeben (dieser wird nirgends abgedruckt und dient der Übersichtlichkeit des Inhaltspools).
Im zugewiesenen Template das jeweilige Feld (z. B. Text oder Überschrift) doppelklicken und dann links bzw. mittig im Editor (Inhalts-Reiter) entsprechend mit Text befüllen (reinschreiben oder reinkopieren).
Hinweis: Manche Felder sind standartmäßig ausgeblendet (durchgestrichenes Auge) und müssen per Klick erst eingeblendet werden (erst dann erscheinen sie auch rechts im Layoutansicht-Reiter).
Text formatieren.
Hinweis: Nicht alle Templates haben alle Zeichen- und Absatzformate.
Ggfs. ein Bild (einen Info-Kasten, einen QR-Code, …) als Template-Baustein einfügen und dieses entweder im Zeilenraster oder außerhalb des Zeilenrasters (manuell anwählen) positionieren.
Unten rechts auf "Speichern & Schließen" klicken, dann springt das System zurück in die Seitenplanung und im Inhaltspool sammeln sich Ihre Beiträge, die von da aus dann einfach auf die entsprechende Seite gezogen werden.

Beitrag platzieren

Wenn Sie nun einen Beitrag erstellt haben, erscheint dieser zuerst im Inhaltspool der Seitenplanungsansicht. Klicken Sie den Beitrag im Inhaltspool an, halten die linke Maustaste gedrückt und ziehen ihn einfach auf die Seite (drag and drop).

Bei Bedarf können Sie außerdem Größe und Position bestimmen. So können mehrere kleinere Meldungen auf einer Seite positioniert werden.

Notizen

Unter "Notizen" können Sie dem Beitrag eine Notiz "mitgeben" bzw. sehen hier Anmerkungen von Mitarbeitenden aus Ihrem Redaktionsteam. Empfehlenswert ist es, der Notiz beim Schreiben ein Namenskürzel und ein Datum hinzuzufügen, damit man erkennt, von wem die Notiz stammt.

Tipp

Auch wer nicht in der Endredaktion mitarbeitet, kann seine Beiträge direkt selbst in layout-e eingeben.

Editor

Die "Editoransicht" (auch Bearbeitungsansicht) ist die Ansicht, in die Sie gelangen, wenn Sie in der Seitenplanungsansicht einen neuen Beitrag erstellen oder einen Doppelklick auf einen zu bearbeitenden Beitrag machen. Genau wie die Seitenplanungsansicht, ist die Editoransicht in drei Bereiche geteilt: links die Struktur, in der Mitte der Inhalt mit dem zu bearbeitenden Text und rechts die Layoutansicht.

Strukturreiter

Die Strukturspalte sowie die "Mitte", in der der zu bearbeitende Text steht, können jeweils über das kleine Kreuz rechts oberhalb ausgeblendet werden. Dies lohnt sich, wenn Sie einen kleinen Bildschirm haben und die Aufteilung im Layout größer betrachten wollen. Die Strukturspalte können Sie wieder aufklappen, indem Sie auf das kleine Symbol oben ganz links in der Ecke klicken. In der Strukturspalte sehen Sie die Bestandteile des Beitrags.

Links in der Strukturspalte können Sie unter "Zugewiesenes Template" sehen, welches Template Sie für Ihren Beitrag gewählt haben. Darunter stehen die Namen der Templatefelder, die "befüllt" werden können, in diesem Fall "Text" und "Überschrift". Wenn Sie darauf klicken, können Sie in dem Bearbeitungsfeld den Inhalt der entsprechenden Templatefelder bearbeiten. Das jeweils gewählte Feld ist in der Struktur dann blau hinterlegt. Darunter steht "Template-Bibliothek". Wenn Sie auf diesen Button klicken, öffnet sich das Fenster mit den Ihnen zur Verfügung stehenden Artikel-Templates.

Anschließend können Sie in der Strukturspalte alle "Template-Bausteine" aufgelistet sehen, die Sie in Ihrem aktuellen Template benutzen. Hier im Beispielbild sehen Sie, dass in das Template ein Template-Baustein "TB_Bild" eingefügt wurde.

Inhaltsreiter

Wenn Sie einen Beitrag neu erstellen oder öffnen, befindet sich rechts von der Strukturspalte zunächst nur das Ansichtsfeld (Layout). Mit einem Doppelklick auf die Ansichtsseite öffnet sich das eigentliche Bearbeitungsfeld mit dem "Inhalt" Ihrer Texte bzw. eine Eingabemaske für Bilder. Es muss also erst ein zu bearbeitender Bereich im Beitrag (z. B. Text oder Überschrift) mit einem Doppelklick angeklickt werden, damit sich dieses Bearbeitungsfenster öffnet. Sie können aber auch in der Strukturspalte auf "Text" oder "Überschrift" klicken.

Layoutansichtsreiter

Rechts neben dem Inhalt befindet sich weiter die Layoutansicht. Alles, was Sie im Inhaltsfenster ändern und einfügen, wird anschließend rechts im Layout dargestellt. Nur die sichtbar geschalteten Elemente eines Templates bzw. eingeblendete Template-Bausteine werden hier angezeigt und können durch Doppelklick bearbeitet werden.

Mit "Vorschau aktualisieren" werden Text und eingefügte Template-Bausteine in der Layoutansicht aktualisiert.

Durch das Anklicken des Buttons "Speichern & Schließen" rechts unten wird der Beitrag gespeichert, der Editor geschlossen und Sie befinden sich wieder in der Seitenplanungsansicht.

Autor

Unter dem Editor steht der*die Autor*in. Hier wird nur der Name dessen genannt, der den Beitrag erstellt hat. Diese Angabe kann über das Kontextmenü des Inhalts in der Seitenplanungsansicht geändert werden.

Verwendung

Unter "Verwendung" können Sie sehen, in welchem Gemeindebrief der Beitrag verwendet wird. Mit Klick auf den kleinen Pfeil sehen Sie, welche Kopien erstellt wurden und wo diese verwendet werden.

Notizen

Unter "Notizen" können Sie dem Beitrag eine Notiz "mitgeben", bzw. sehen hier Anmerkungen von Mitarbeitenden aus Ihrem Redaktionsteam. Empfehlenswert ist es, der Notiz beim Schreiben ein Namenskürzel und ein Datum hinzuzufügen, damit man erkennt, von wem die Notiz stammt.