Veröffentlichung
Quellkanäle
Die Termindatenbank (termine-e) ist mit der Website (max-e) über den Quellkanal verbunden.
Ein Account kann die Berechtigung für einen oder mehrere Quellkanäle erhalten. Erteilen kann die Berechtigung nur der Support.
Der primäre Quellkanal gibt die Inhaberschaft eines Termins an. Der Termin wird in diesem Quellkanal ausgegeben und gleichzeitig ermöglicht eine Mitgliedschaft bei diesem Quellkanal eine Bearbeitung des Termins.
Zusätzliche Quellkanäle sind nur zur Ausgabe gedacht, damit man einen Termin auf mehreren Webseiten anzeigen kann. Sie ermöglichen aber kein Editieren eines Termins.
Ihre eingetragenen Termine und Fortbildungen können auf einer oder mehreren Webseiten veröffentlicht werden, wenn die Verknüpfung mit einem Quellkanal hergestellt wurde. Dazu benötigen Sie eine entsprechende Berechtigung zu diesem Quellkanal.
In der Regel gibt es pro Einrichtung oder Website einen Quellkanal. Der Name des Quellkanals entspricht der jeweiligen Einrichtung oder Website - Gemeinde, Gemeinderegion, Kirchenamt, Kirchenkreis, Kita, Sprengel etc.
Damit die von Ihnen eingetragenen Termine aus der Datenbank korrekt auf Ihrer Website ausgeben werden, prüfen Sie die folgenden Punkte:
- Ist in den Seiteneigenschaften Ihrer Website (Template Homepage) unter "Präferenzen Seitenbezeichnung" das Feld "Präsenzname für Termindatenbank" ausgefüllt?
- Ist in den Seiteneigenschaften Ihrer Website (Template "Homepage") ein Kontakt angegeben?
- Ist dort die Checkbox "Oben genannte E-Mail Adresse auch für die Terminkommunikation verwenden" ausgewählt?
- Ist der verlinkte Kontaktpubliziert?
- Sind die Seiten Ihrer Website publiziert? (Homepage, Termine + Termin Seite)
Wenn diese Kriterien erfüllt sind sollte die Übertragung der Termine nach einmaliger Einrichtung automatisiert laufen.
Ausgabe eines Termins auf mehreren Webseiten
Ein beliebtes Beispiel für die Ausgabe von Terminen auf mehreren Webseiten ist die Veröffentlichung von Terminen mehrerer Gemeinden auf der Website eines Kirchenkreises.
Dies ist mit termine-e durch die Quellkanäle möglich und eine Frage der Termineintragung und der Berechtigung.
Im Beispiel erklären wir wie es funktionieren kann.
Fallbeispiel Kirchenkreis Beispielhausen
Die Öffentlichkeitsbeauftragten des Kirchenkreises Beispielhausen möchten, dass alle Gemeindetermine auch auf der Kirchenkreisseite erscheinen. Im Rahmen der digitalen Öffentlichkeitsarbeit gibt es grundsätzlich zwei mögliche Wege zur Einführung von termine-e für Gemeinden.
Möglichkeit 1
Die Gemeinden pflegen ihre Veranstaltungen eigenständig in termine-e ein. Die Öffentlichkeitsbeauftragten übernehmen dabei die Koordination, Vorbereitung und Kommunikation.
- Vorbereitung durch die Öffentlichkeitsbeauftragten
Öffentlichkeitsbeauftragte erstellen eine Übersicht aller beteiligten Gemeinden. Diese sollte enthalten:
- Name der Gemeinde
- verwendetes Websystem (max-e, wir-e, andere)
- ggf. vorhandene Zugänge
Die Übersicht wird anschließend an den Support weitergeleitet.
- Informationspaket für Gemeinden durch die EMA
Für die Gemeinden wird ein Informationspaket zusammengestellt. Dieses enthält:
- Link zur Hilfeseite
- Beispielübersicht für Gemeinden
- ggf. Beispielexceltabellen
- Schulung
EMA schlägt Schulungstermine vor; die Termine werden über Öffentlichkeitsbeauftragte oder den Kirchenkreis kommuniziert.
- Account‑Einrichtung
Die Accounts und Unterlagen werden entweder:
- nach der Schulung durch die Öffentlichkeitsbeauftragten verschickt
- nach der Schulung direkt durch den Support verschickt
- Follow‑Up
Bei Bedarf werden weitere Beratungen oder Auffrischungen angeboten.
Möglichkeit 2
Die Öffentlichkeitsbeauftragten tragen Termine zentral für die Gemeinden ein.
Voraussetzungen
Die Öffentlichkeitsbeauftragten erhalten dafür eine ausführliche Einweisung durch den Support. Gemeinsam werden Standards abgestimmt:
- Wie liefern Gemeinden ihre Termine?
- Welche Formate werden genutzt?
- Welche Informationen sind verpflichtend?
Arbeiten mit Exceltabellen
- Vorteil: Wird die Tabelle ausschließlich durch die Öffentlichkeitsbeauftragten gepflegt, ist die Eintragung zwar aufwändiger, aber konsistent
- Nachteil: Arbeit allein bei den Öffentlichkeitsbeauftragten
Follow-Up
Auch hier sind weitere Beratungen, Auffrischungen oder Nachschulungen möglich.
Ausgabe auf der Website
Eine Terminübersichtsseite in max-e wird über das Anlegen von zwei Seitentemplates möglich gemacht.
- Dazu legen Sie eine neue Unterseite mit dem Template "Termine" und darunter eine mit dem Template "Termin" an.
Das Einrichten einer Fortbildungsübersichtsseite in max-e geschieht ebenfalls über die Seitentemplates.
- Dazu legen Sie eine neue Unterseite mit dem Template "Fortbildungen" und darunter eine mit dem Template "Fortbildung" an.
Sind die gewünschten Templates angelegt können Sie noch nach belieben eingestellt werden. Beachten Sie, dass das Template Fortbildungen auch nur in termine-e eingetragene Fortbildungen ausgibt sowie das Template Termine auch nur eingetragene Termine.
Das Fortbildungstemplate enthält in der Ausgabe einige Filtermöglichkeiten mehr, da hier auch etwas mehr Angaben in der Eingabemaske von termine-e gemacht werden. Das Template enthält zuästzlich die Filter:
- Veranstalter*innen
- Referent*innen
- Zielgruppen
Das Termintemplate zeigt im Suchbereich eine Filtermöglichkeit nach Kategorien und optional nach angegebenen Orten.
Beide Templates können auf bestimmte, angegebene Kategorien beschränkt werden, sodass hier jeweils nur Termine oder Fortbildungen ausgegeben werden, die die angegebene Kategorie enthalten.
Terminausgabe über Kategorien steuern
Anlage einer Terminbox auf einer Inhaltsseite
Um eine Terminbox auf einer Inhaltsseite oder auch auf der Startseite anzulegen, kann die dargestellte Komponente "Box mit Terminen aus der Termindatenbank" gewählt werden.
Anlage einer Fortbildungsbox auf einer Inhaltsseite
Um eine Fortbildungsbox auf einer Inhaltsseite oder auch auf der Startseite anzulegen, kann die dargestellte Komponente "Box mit Fortbildungen aus der Termindatenbank" gewählt werden.
Abgelaufene Termine
Ist ein Termin oder eine Fortbildung abgelaufen bzw. liegt das Datum in der Vegangenheit, wird er nicht mehr auf der Website angezeigt. In der Termindatenbank ist er über die Suche noch zu finden.
So können Termine und Fortbildungen weiterhin bearbeitet oder dupliziert werden.
Papierkorb
Termine und Fortbildungen, die manuell gelöscht werden landen im Papierkorb. Erst 30 Tage nachdem sie in den Papierkorb verschoben wurden werden sie dort gelöscht. Aus dem Papierkorb können sie auch wiederhergestellt werden.
