Anwendungen im Intranet
Drive
In DRIVE legen Sie ihre Dokumente ab und ermöglichen ausgewählten Nutzer*innen Zugriff darauf. Dateien können mithilfe des Synchronisationstools FILESYNC direkt in intern-e geändert werden. Eine Versionsverwaltung behält den Überblick und Ihre Kollegen sind immer auf dem neuesten Stand.
Der Bereich DRIVE ist gedacht für gezieltes Teilen von Dateien mit anderen Nutzer*innen und kann auch als Möglichkeit für ein Backup von Dateien genutzt werden.
Hier können Laufwerke mit Ordnern und Unterordnern erstellt und anschließend einem definierten Personenkreis Zugriff darauf erlaubet werden.
Die maximale Größe eines Uploads beträgt ca.750 MB. Für die Datenmenge insgesamt besteht kein Limit.
Zum Erstellen eines Laufwerkes klicken Sie auf „Laufwerke erstellen“ und geben Sie in die sich öffnende Maske den gewünschten Namen ein. Fügen Sie unter „Nutzer hinzufügen“ vorbereitete PEOPL-Gruppen oder ausgewählte Nutzer hinzu, die Zugriff auf die Daten haben sollen, die hier abgelegt werden.
Anderen Nutzenden können Sie einzeln bestimmte Berechtigungen zuweisen. Hier können Sie unterscheiden zwischen Leserechten, Schreibrechten und Verwaltungsrechten, d.h., die Nutzer*innen dürfen Ordner und Unterordner innerhalb des Laufwerkes erstellen.
Auch zu einem späteren Zeitpunkt können Sie andere Personen hinzufügen bzw. löschen, indem Sie auf das 3-Punkte-Icon unterhalb Ihres Profilbildes klicken, dort „Laufwerk verwalten“ auswählen und die entsprechende Aktion durchführen.
Hinweis
Geben Sie Ihren Laufwerken sprechende Namen - also z.B. 1234 Kirchenvorstand Musterhausen (Gemeindekennziffer vorweg), damit Ihr Laufwerk eindeutig auffindbar ist. Das erleichtert uns die Auffindbarkeit bei Supportanfragen!
Über den sogenannten App-Switcher gelangen Sie übrigens jederzeit zurück auf die Startseite und können auf eine andere installierte App wechseln.
Ist das Laufwerk erstellt (hier: 1234 Kirchenvorstand Musterhausen) und sind alle Mitglieder hinzugefügt, können Sie Ihre persönliche Ordnerstruktur anlegen. Zum Beispiel hier im Bilde die Ordner „Protokolle 2023“, "Tagesordnungen 2023" und "Unterlagen zu den SItzungen"
Ordner erstellen Sie indem Sie auf das „+“ -Icon in der Menüleiste klicken.
Die zugewiesenen Zugriffsberechtigungen gelten für das komplette Laufwerk, auch für die Ordner oder Unterordner, die im Lauf der Zeit noch entstehen werden!
Filesync
Ein unschlagbares Merkmal von intern-e ist das Synchronisationstool FILESYNC. Dateien können direkt in intern-e bearbeitet werden und beim Speichern wird auf intern-e eine neue Version der Datei erzeugt. So ist sichergestellt, dass auf intern-e immer die aktuelle Version einer Datei zur Verfügung steht.
Sie können Dateien hochladen oder direkt in intern-e erstellen. Um Dateien aus intern-e öffnen und bearbeiten zu können, müssen Sie einmalig das Tool FILESYNC herunterladen.
Öffnen Sie ein Dokument (Datei anklicken). Jetzt sind Sie in der Dateivorschau. Hier finden Sie in der Leiste oben den Button „Mit JUST FILESYNC öffnen“.
Beim Klick auf „Mit JUST FILESYNC öffnen“ öffnet sich einmalig ein Popup indem Sie aufgefordert werden, die FILESYNC herunterzuladen. Bitte klicken Sie auf „JUST FILESYNC herunterladen“ und folgen Sie den Anweisungen.
Nach der Installation, sollte in der Taskleiste das FILESYNC-Icon erscheinen. Wenn man nun wieder zu dem Dokument wechselt, welches man öffnen möchte und erneut auf das Icon „Mit JUST FILESYNC öffnen“ klickt, kommt man auf ein weiteres Popup, in dem man erlauben musst, dass JUST FILESYNC das Dokument öffnen darf.
Anschließend öffnet sich die Datei lokal auf dem Rechner. Hier kann man sie nun mit seinem gewohnten Programm bearbeiten. Wählt man dann „Speichern“, so erscheint dieses Popup (siehe screenshot).
Durch Bestätigen dieser Abfrage wird automatisch eine neue Version der Datei erzeugt und in intern-e hochgeladen.
Alle folgenden Male kann über den Button FILESYNC Datei direkt geöffnet werden.
JUST FILESYNC aktualisiert sich von alleine, wenn neue Versionen veröffentlicht werden. Da die FILESYNC im $HOME des Nutzers installiert ist, muss jeder einzelne Nutzer FILESYNC für sich installieren, auch wenn mehrere Nutzer sich den selben Rechner teilen.
Gleichzeitiges Arbeiten an einem Dokument
Damit während der Bearbeitung einer Datei kein anderer Nutzer darauf zugreifen kann und ggf. Änderungen vornimmt, kann man Dateien für andere Nutzer solange sperren. Dazu geht man in die Dateivorschau und wählt über das 3-Punkte-Icon den Menüpunkt „für andere Nutzer sperren“ aus.
Die Buttons „Herunterladen“ und „Mit JUST FILESYNC öffnen“ werden sichtbar durch einen roten Balken „Datei gesperrt“ blockiert. In der Übersicht sehen andere Nutzer, dass diese Datei in Bearbeitung ist.
Nach dem Hochladen der neuen Version kann man durch Klick auf den roten Balken die Sperre wieder aufheben.
Chat
Der Chat funktioniert ähnlich wie WhatsApp, nur im geschützten Bereich. Im Einzel- oder Gruppenchat kommunizieren Sie in Echtzeit mit anderen und können auch Dokumente zur Ansicht austauschen. Mit der Volltextsuche finden Sie jederzeit alles wieder.
Der Chat ist, wie alle anderen Apps, an das Berechtigungskonzept Lesen-Schreiben-Verwalten angebunden.
Es können sowohl einzelne Accounts sowie PEOPLE-Gruppen zu einem Gruppenchat hinzugefügt und diesen verschieden Berechtigungen zugewiesen werden.
Geben Sie einer Gruppe einen Namen und laden Sie alle dazu ein, die sich untereinander austauschen wollen.
Durch die Möglichkeit, emojis zu verschicken und Dateien/ Fotos anzuhängen, ist Kommunikation mehr als nur eine zwingende Notwendigkeit.
Hinweis
Connect lässt sich über das Sprechblasensymbol oben rechts neben dem Profilicon jederzeit anwählen, und ist so für eine schnelle Kommunikation auch in den anderen Apps Drive, People, News und Wiki stets präsent.
News
Das soziale Netzwek zum Posten von Neuigkeiten
News hilft Ihnen, sich mit Ihren Kollegen zu vernetzen. Teilen Sie Ihre Informationen mit allen aus Iher Organisation bzw. Gruppe und stellen Sie sich einfach Ihren persönlichen Nachrichtenverlauf zusammen, statt in der täglichen E-Mail-Flut unterzugehen.
Mit NEWS lassen sich interne Meldungen an größere Gruppen (one-to-many-communication) leicht veröffentlichen und leichter lesen. Auch die Interaktion durch Likes und Kommentare ist einfach.
In Newskanälen zu bestimmten Themen können alle Interessierten mit Beiträgen informiert werden. Newskanäle, die für alle sichtbar sind, kann man mit oder ohne Benachrichtigungen durch Klick auf das Sternchen abonnieren
Auch für NEWS gilt das Verwalten-Schreiben-Lesen Konzept , sowohl für Einzelaccounts als aiuch für PEOPLE-Gruppen.
Möchten Sie einen eigenen NEWSkanal erstellen, wenden Sie sich bitte an den Support.
Wiki
Gemeinsam Wissen sammeln und teilen - unter diesem Motto lässt sich ein Wissensmanagement aufbauen.
Ein Wiki dient als Container, ähnlich zu den Drive Laufwerken und bündelt die einzelnen untergeordneten Themen. n einem Wiki können beliebig viele Wiki-Artikel und Wiki-Kapitel angelegt werden.
Bedienungsanleitungen, Ansprechpartner, Telefonverzeichnisse, Workflows - alles kann übersichtlich sortiert abgelegt werden.
Diese App eignet sich beispielsweise sehr gut, um ein Wissens-know-how innerhalb einer Gemeinde aufzubauen: Sammeln aller Bedienungsanleitungen von Heizung bis zu Glockenprogrammierung. Was tun im Schadensfall Verzeichnis aller Ansprechpartner.
Ein Wiki anlegen
Möchten Sie ein WIKI für sich oder Ihre Einrichtung anlegen, dann wenden Sie sich zunächst an den Support, denn neue WIKIS können nur zentral eingerichtete werden.
Ein Wiki dient als Container, ähnlich zu den Drive Laufwerken und bündelt die einzelnen untergeordneten Themen. Ein Wiki hat ein Titel, eine Beschreibung und die Berechtigung für den Inhalt. Man kann es gut mit einem Buch vergleichen.
Ein mögliches Wiki wäre z. B. ein QM-Handbuch. In einem Wiki können beliebig viele Wiki-Artikel und Wiki-Kapitel angelegt werden.Danach können Sie berechtigte Personen zufügen und Ihr WIKI mit neuen Artikeln und Inhaltsseiten befüllen.
Wiki-Kapitel sind dafür da, um Inhalt zu strukturieren. Sie bestehen lediglich aus einem Titel. Es können maximal 5 Kapitel untereinander verschachtelt werden.
Wiki-Artikel sind die Inhaltsseiten, die unterhalb des Wikis oder eines Kapitels angelegt werden. Man kann sie mit den Seiten eines Buches vergleichen. Ein Artikel wäre z. B. Vorgehen bei Urlaubsantrag. Sofern du Schreibrechte hast, kannst du diese Inhalte mit einem einfach zu bedienenden Text-Editor verfassen. Über die Toolbar oben können Grafiken hochgeladen, Dateien aus Drive leicht verlinkt, Links zu anderen Seiten gesetzt und Text einfach formatiert werden. Durch schlanke Formatierung bleibt jede Seite übersichtlich und gut lesbar.
People
Das Nutzerverzeichnis
Finden Sie im Handumdrehen Ihre ehren- oder hauptamtlich in der Landeskirche engagierten Kolleg*innen, die bereits in intern-e registriert sind. Hier können zentral Gruppen mit Kolleg*innen angelegt werden und diese zur einfachen Rechtevergabe in den anderen Apps genutzt werden.
Alle in intern-e registrierten Nutzer*innen samt Kontaktdaten kann man hier im Handumdrehen finden. Darüber hinaus können in einer der nächsten Versionen komfortabel Gruppen angelegt werden und in allen Apps zum Berechtigen genutzt werden.