Ressourcenpools
Wenn Sie als Einrichtung eine neue Struktur in ressourcen-e anlegen wollen, starten Sie mit dem einmaligen Anlegen der Ressourcen, die Sie verwalten bzw. buchbar machen wollen.
Mit Klick auf "Ressourcen" im oberen Menü gelangen Sie auf eine Übersicht Ihrer Ressourcenpools. Also das Sammelbecken für die einzelnen, später buchbaren Ressourcen.
Um einzelne Ressourcen zur Buchung zur Verfügung zu stellen, muss zunächst ein Ressourcenpool angelegt werden.
Dazu klicken Sie oben rechts auf das Plus-Symbol.
Sie können hier zusätzlich später für die Buchungsübersicht (Liste oder Kalender) eine Farbe für den Pool festlegen, um die Termine besser voneinander unterscheiden zu können.
Außerdem können Sie einstellen, dass bei jeder Buchung einer Ressource eine Benachrichtigungsmail an die berechtigten Personen gesendet wird. Dafür aktivieren Sie Benachrichtigungen global für den Pool. Diese Funktion bezieht sich dann auf alle Ressourcen dieses Pools.
Ressourcen anlegen
Nach dem Anlegen eines Ressourcenpools können in diesem dann die einzelnen Ressourcen angelegt werden. Auch hier wird wieder im linken Menü auf das blaue Plus-Symbol geklickt. Als Ressourcen können z.B. für einen Räume-Pool die einzelnen Materialien (Beamer, Tische etc.) oder für einen Urlaubskalender oder Belegungsplan die einzelnen Personen angelegt werden.
Je nach inhaltlicher Ausrichtung des Ressourcenpools kann entsprechend die Art der Ressource (Mobil, Ort oder Person) festgelegt werden.
Zusätzlich gibt es hier zur genaueren Kennzeichnung noch Icons und Beschreibungstext.
In der Detailansicht des Pools können über die Icons oben rechts für diesen Berechtigungen vergeben werden, ein Kalenderfeed zum einbinden in externe Kalender kopiert oder die ursprünglich eingetragenen Eigenschaften für den Ressourcenpool (Farbe, Benachrichtigungseinstellungen, Titel, Beschreibung) unter "Bearbeitung" verändert werden.
Hinweis
Wenn Sie für den gesamten Ressourcenpool die Benachrichtigungen aktiviert haben, können Sie für einzelne Ressourcen diese nicht deaktivieren bzw. ausschalten.
Die Aktivierung von Benachrichtigungen für einzelne Ressourcen ist nur möglich, wenn diese nicht schon für den gesamten Pool eingestellt sind.
Ressourcen bearbeiten
In der Übersicht des Ressourcenpools sehen Sie dann alle von Ihnen angelegten einzelnen Ressourcen. Mit Klick auf die Ressource können Sie diese dann oben rechts erneut anpassen bzw. bearbeiten.
Zu einzelnen Ressourcen oder zum gesamten Pool können Sie sich einen Link für die Einbindung in externe Kalender kopieren: "Kalenderfeed"
Ressourcenpools nach Bedarf anlegen
Die Kontexte und Strukturen in den verschiedenen Regionen der Landeskirche sind verschieden. Unsere Tools lassen sich auf die jeweiligen Kontexte und Alltagsrealitäten des Gemeindealltags anpassen. Sie können ressourcen-e so aufbauen, strukturieren und im Gemeindealltag nutzen wie es für Sie stimmig ist.
In zwei verschiedenen Fallbeispielen zeigen wir expemplarisch wie ressourcen-e aufgebaut werden kann, um Prozesse zu digitalisieren und Arbeit zu erleichtern.
Fallbeispiel Gemeinderegion
Für eine ganze Gemeinderegion, einen Gemeindeverband oder fusionierte Gemeinden gibt es die Möglichkeit mehrere Ressourcenpools pro Gemeinde anzulegen. Innerhalb der Pools können dann die Ressourcen der jeweiligen Gemeinden angelegt werden.
Pro Einheit / Gemeinde können dann (je nach Bedarfen in der Region) die Teams angelegt werden. Hier wurde für jede Gemeinde ein Team angelegt und dann Untergruppen, die die Sichtbarkeit weiter einschränken können. Im Beispiel ist jedes Gemeinde-Team in die Gruppen "Hauptamt", "Ehrenamt" und "Kirchenvorstand" unterteilt. Sie sind hier jedoch in der Aufteilung flexibel, sollte es andere Zusammenschlüsse von Personen geben, denen gezielt Termine freigegeben werden müssen.
Für den Ressourcenpool kann nach dem Anlegen der Teams dann für das gesamte Team eine Berechtigung erstellt werden. Das ganze Team "Mariengemeinde" kann dann die Ressourcen aus dem Ressourcenpool "Mariengemeinde" sehen und bearbeiten.
Einzelne Termine können dann auch mehreren Teams aus mehreren Gemeinden zugeordnet werden.
Fallbeispiel Kirchengemeinde
Für eine einzelne Gemeinde gibt es die Möglichkeit entweder einen Ressourcenpool für die Gemeinde mit allen verfügbaren Ressourcen anzulegen oder mehrere Pools für verschiedene Arten von Ressourcen.
Die Wahl für eine der beiden Varianten kann zum Beispiel an der Berechtigung festgemacht werden. Für einen Ressourcenpool können die Berechtigungen "Lesen", "Buchen", "Lesen + Buchen" und "Verwalten" vergeben werden.
Gibt es zum Beispiel einen Personenkreis der bestimmte Ressourcen in Ihrer Gemeinde nur buchen, aber andere Buchungen nicht sehen können soll, kann dieser auf die angelegten Ressourcen entsprechend berechtigt werden.
Ist das nicht der Fall können alle Ressourcen in einen Pool und die Sichtbarkeit einzelner Termine und Buchungen der verschiedenen Ressourcen zu einem Termin kann pro Team beim Anlegen der Termine eingestellt werden.
Für Ihre Gemeinde kann entweder eine Gruppe mit allen Beteiligten ressourcen-e Accounts angelegt werden und dann die entsprechenden Gruppen innerhalb des Teams oder direkt mehrere Teams.
